Waarom zou u uw e-mailhosting uitbesteden?

Aangezien e-mail voor de meeste bedrijven van cruciaal belang is, maken de mailservers van een bedrijf belangrijk deel uit van diens infrastructuur. Ze staan echter meestal niet in direct verband met de producten of diensten die het bedrijf aanbiedt.

Een bedrijf moet zoveel mogelijk arbeidskrachten op zijn eigen activiteiten en eigen vakgebied richten, wil het goed lopen. In elk bedrijf wordt een deel van de financiële middelen en het personeel ingezet voor het opzetten en onderhouden van de achterliggende infrastructuur (zoals e-mail, telefonie, nutsvoorzieningen, enz.). In de meeste gevallen is deze infrastructuur nodig om zaken te kunnen doen, maar genereert ze geen directe inkomsten. In wezen is de infrastructuur een uitgavenpost waar men niet omheen kan.

Hieruit volgt de conclusie dat een bedrijf winstgevender en succesvoller kan zijn als het dergelijke kosten beperkt en de focus van zijn personeel op zijn kernactiviteiten vergroot. Het is dus aan te bevelen deze uitgaven onder de loep te nemen en te bekijken of ze met behulp van outsourcing teruggedrongen kunnen worden. Vaak is de dienstverlening van een outsourcingbedrijf beter dan wanneer men het zelf doet. Ook is dit vaak goedkoper en eenvoudiger.

Van alle aspecten waaruit de infrastructuur van een bedrijf bestaat, komt diens e-mailoplossing misschien wel het meest in aanmerking voor outsourcing.

Hoewel de achterliggende redenen meestal met geld te maken hebben, kunnen bedrijven zo ook de verantwoordelijkheid voor de werking ervan alsook het nakomen van de bijbehorende reglementen bij een expert neerleggen.

Door uw mailboxen aan een hostingbedrijf uit te besteden, vermijdt u niet alleen de beginkosten voor het implementeren van een Exchange Server-organisatie, maar hebt u ook doorgaans lagere terugkerende kosten. De reden hiervoor is dat hostingbedrijven server-resources over meerdere klanten spreiden. Dit houdt in dat u de onkosten voor hardware, software, monitoring en onderhoud met verschillende bedrijven deelt, in plaats van dat u voor de volledige kosten moet opdraaien.

Andere voordelen:
• Betrouwbaarheid – hostingbedrijven beschikken over de middelen voor een volledig redundante en geclusterde omgeving
• Disaster recovery – hostingbedrijven zullen waarschijnlijk vaker uitgebreide back-ups maken, zodat gegevens bij een incident sneller en efficiënter hersteld kunnen worden
• Reglementen – ten aanzien van beveiliging, beheer en bewaring van e-mail. De procedures voor het nakomen van dergelijke reglementen kosten tijd en geld, maar een hostingbedrijf kan deze taken juist van u overnemen!
 

 Outsourcing your Email Whitepaper